So verwaltest du Chargen in deiner Warenwirtschaft

Die Chargenverwaltung hilft Unternehmen, den Standort, den Status und die Historie jeder Charge in ihrem Inventar zu verfolgen und zu verwalten. Durch die Nutzung eindeutiger Chargennummern können auch Produktqualität und -sicherheit gewährleistet werden, da problematische Chargen einfach zu identifizieren und zu isolieren sind, um eine Ausbreitung von Qualitätsproblemen oder Rückrufen zu vermeiden. Wie du Chargen in deiner TRADEMAN Warenwirtschaft verwaltest, erfährst du hier. 

Video Tutorial Chargenverwaltung 

Eine Chargenverwaltung ist ein System zur Verfolgung und Verwaltung von Chargen, die zur Identifizierung von Produkten verwendet werden, die gemeinsam hergestellt oder verarbeitet wurden. Eine Charge ist eine bestimmte Menge eines Produkts, die unter bestimmten Bedingungen hergestellt oder verarbeitet wurde und eine eindeutige Chargennummer zur Identifizierung hat.

Die Chargenverwaltung hilft Unternehmen, den Standort, den Status und die Historie jeder Charge in ihrem Inventar zu verfolgen und zu verwalten. Es kann auch dazu beitragen, Produktqualität und Sicherheit zu gewährleisten, da es ermöglicht, problematische Chargen zu identifizieren und zu isolieren, um eine Ausbreitung von Qualitätsproblemen oder Rückrufen zu vermeiden.

Seriennummern dienen der eindeutigen Identifikation eines einzelnen Produktes. Sie werden üblicherweise für Geräte verwendet, um z. B. Garantieansprüche und dergleichen eindeutig feststellen zu können. Seriennummern liefern zudem wichtige Hinweise auf die Gerätehistorie.

Chargennummern hingegen dienen der eindeutigen Kennzeichnung von Produkten, die aus ein und demselben Fertigungsauftrag stammen. Dies wird z. B. für Farben, Chemikalien, Medikamente, Härteprozesse usw. verwendet. 

Während eine Seriennummer immer nur zu einem Gerät gehören kann, kann eine Chargennummer zu mehreren Artikeln gehören. 

Eine Chargenverwaltung kann manuell oder automatisiert erfolgen. Automatisierte Systeme verwenden Barcode- oder RFID-Technologie zur Erfassung der Chargennummern und speichern sie in einer Datenbank. Diese Datenbank kann dann zur Überwachung des Produktbestands, zur Nachverfolgung von Chargen und zur Erstellung von Berichten und Analysen verwendet werden.

In der Lebensmittelindustrie wird die Chargenverwaltung als Teil des Qualitätsmanagementsystems eingesetzt, um sicherzustellen, dass Lebensmittelprodukte den hohen Sicherheits- und Qualitätsstandards entsprechen. Die Chargenverwaltung beinhaltet die Überwachung der gesamten Lieferkette, von der Rohstoffbeschaffung bis zum Verkauf an den Endverbraucher.

Hier sind einige Schritte, die typischerweise in der Chargenverwaltung durchgeführt werden:

1. Identifizierung der Charge: Eine eindeutige Chargennummer wird jedem Produkt zugeordnet, um es von anderen Chargen zu unterscheiden und eine Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten.
2. Registrierung und Verfolgung von Daten: Die Daten jeder Charge werden erfasst und verfolgt, einschließlich des Herstellungsdatums, der Verfallsdaten, der Lieferanteninformationen und der Lagerbedingungen.
3. Qualitätskontrolle: Die Qualitätskontrolle wird durchgeführt, um sicherzustellen, dass die Lebensmittelprodukte den spezifizierten Standards entsprechen und dass sie frei von Kontaminationen sowie Schäden sind.
4. Verfolgung der Lieferkette: Die Chargenverwaltung umfasst die Überwachung der gesamten Lieferkette, um sicherzustellen, dass die Produkte unter den richtigen Bedingungen gelagert und transportiert werden.
5. Rückrufprozess: Im Falle einer Rückrufaktion kann die Chargenverwaltung verwendet werden, um schnell und effizient betroffene Chargen zu identifizieren und zurückzurufen, um den Verbraucherschutz zu gewährleisten.

Um eine Chargenverwaltung einsetzen zu können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt werden: 

• Artikel muss mit dem Kennzeichen Charge gekennzeichnet werden können müssen
• Chargen müssen unterschiedliche Merkmale (auch gleichzeitig) abbilden
• Lebenszyklus der Charge (wann kann diese gelöscht werden - z. B. 12 Monate nach Abverkauf)

Um Artikel mit Chargennummern im Warenwirtschaftssystem anzulegen, gehst du im TRADEMAN unter Stammdaten → Artikel → Neu.  Unter dem Reiter Eigenschaften kannst du nun definieren, dass der Artikel ein Chargennummern-Artikel ist (Identifizierungstyp = Charge).

Artikelidentifizierung

Unter dem Reiter Artikelidentifizierung kannst du weitere Informationen hinterlegen, z. B.

• Gültigkeitsdauer
  Wie lange soll diese Charge im TRADEMAN gespeichert werden?
• Sortierrhythmus
  In welchem Rhythmus soll ein Verkäufer daran erinnert werden, die Bestände zu überprüfen?
• Reduzieren vor MHD
  Wie viele Tage vor dem Mindesthaltbarkeitsdatum soll ein Artikel rabattiert werden?
• Reduzieren Rabatt
  Mit wie viel Prozent soll der Artikel vor Ablauf des MHD rabattiert werden?

Zu deinem Artikel kannst du - nach dem Verbuchen des Wareneingangs - nun eine Chargennummer anlegen. 

Unter Hauptmenü → Lager → Chargen kannst du alle Chargennummern sehen, die du in deiner Warenwirtschaft erfasst hast. 

Per Rechtsklick auf eine Chargennummer kannst du alle wichtigen Daten sehen, wie z. B. das Produktionsdatum, das Mindesthaltbarkeitsdatum oder das Datum, an dem der Artikel reduziert wird. Darüber hinaus kannst du sehen, in welchen Warenbeständen diese Chargennummer enthalten ist.

Auch eine Wahrscheinlichkeit, ob der Artikel noch im Bestand ist, wird anhand der Bestandsmenge prognostiziert.

Ist das Thema Chargenverwaltung spannend für dich? Dann empfehlen wir dir unser Video-Tutorial. Bei Fragen wende dich gerne an unser Vertriebsteam!

Video Tutorial Chargenverwaltung