Jahresende! Das bedeutet für viele Unternehmen in Deutschland genau eins: INVENTUR! Und Stress! Wir zeigen euch, wie einfach Inventur sein kann.

Die Inventur ist im Rechnungswesen die Bestandsaufnahme der Vermögensgegenstände und Schulden zu einem bestimmten Stichtag, in der Regel am Ende eines Geschäftsjahres. Dabei werden anhand von Zählungen alle Lagerbestände erfasst und bewertet.

Das ist in vielen Fällen sehr aufwendig, manchmal von Überraschungen geprägt und allemal spannend!

Bei einer Aufgabe, die nur einmal pro Jahr durchgeführt wird, ist es wirklich schwer eine Routine zu entwickeln. Gleichzeitig ist es eine zeitaufwendige Angelegenheit und bei vielen Softwarelösungen ist die Inventurabwicklung veraltet - weswegen viele das Thema mit Bauchschmerzen betrachten.

Grundsätzlich ist es erst einmal ganz einfach: Aus der Warenwirtschafts-Software (Bestandsverwaltung) wird eine Zählliste mit allen Artikeln gedruckt. Mit dieser Liste geht man durch alle Läger und Verkaufsräume, zählt die vorhandenen Artikel und erfasst sie in einer Zählliste. So erhält man den gezählten IST-Bestand. Diese Daten gibt man wieder in das Warenwirtschaftssystem ein und vergleicht die Mengen mit dem SOLL-Bestand der Warenwirtschaft. Differenzen werden dann in der Differenz-Liste dargestellt.

Sofern jeder Artikel einen im System gepflegten Einkaufswert hinterlegt hat, wird anhand der gezählten IST-Menge der Warenwert zum Stichtag ermittelt und im Warenwirtschaftssystem werden die IST-Mengen verbucht.

Viele Warenwirtschaftssysteme oder Bestandsverwaltungen arbeiten noch sehr Papier behaftet, indem alle Listen gedruckt und die Inventurdaten händisch eingetragen werden. Diese Methode ist jedoch sehr aufwendig und fehleranfällig! Getreu dem Motto "Never change a running system" halten aber noch immer viele Hersteller und Händler an diesem Verfahren fest. Vielleicht scheuen einige Softwarehersteller aber auch einfach den Aufwand. Kann man so machen, muss man aber nicht.

Die Inventur in unserem TRADEMAN® ist bereits ein geführter Prozess. Wir nennen diese geführten Prozesse Wizard. Man wird Schritt für Schritt durch die gesamte Inventur geleitet bzw. begleitet. Der Anwender muss kein spezifisches Wissen besitzen, er bekommt zu jedem Zeitpunkt genaue Informationen darüber, was zu tun ist. Jeder Schritt muss kurz bestätigt werden, wodurch die Fehlerquote minimiert wird.

Für die, die es so gewohnt sind und Veränderungen scheuen: Im TRADEMAN® gibt es zusätzlich die Möglichkeit, die Zähllisten ganz oldschool auszudrucken, von Hand zu zählen, die gezählten Mengen händisch in die Zählliste einzutragen und dann wieder in das System zu übernehmen.

Für etwas moderner Denkende: Man kann die Zählliste ebenso in Excel exportieren, die Zählwerte dort direkt eintragen und diese Liste dann wieder importieren. Mittels einfacher Zählgeräte (kennen nur die Artikel-Nummer) kann man das Thema dann weiter beschleunigen / verbessern. 

Für Freizeitliebhaber: Mit dem POSMAN®mde werden einfach alle Artikel gescannt und einer Zählliste zugeordnet. Neben der Artikelnummer sind alle relevanten Artikel- und Lagerinformationen bereits auf dem POSMAN®mde in der Datenbank hinterlegt. Während der Inventur lassen sich also schon direkt Fehler erkennen und vermeiden, somit ist keine mühevolle Nacharbeit mehr nötig. Zum Abschluss werden die Zähldaten dann einfach per Knopfdruck an den TRADEMAN übertragen und dort abgeglichen bzw. verbucht. Jeder Schritt wird chronologisiert und festgehalten, was kein Risiko und absolute Transparenz schafft. 

Es ist genau so einfach wie es sich anhört - einfach machen. Wir beantworten gern all deine Fragen zur Inventur und was man so in seiner gewonnenen Freizeit machen kann. Sprich einfach unser Vertriebsteam an.

E-Mail an das poe Sales Team