Kassenlösung - per Cloud, On-Premise oder hybrid?

POS-Kassenlösungen haben in den letzten Jahren einen Wandel erfahren. Traditionell wurden diese Softwarelösungen als sogenannte On-Premise-Lösungen betrieben, das heißt, die Software und die Hardware wurden lokal im Geschäft installiert und betrieben. In den letzten Jahren ist jedoch ein Trend entstanden, auch Kassensoftwarelösungen als Cloud-basierte Lösungen anzubieten. Hierbei werden die Kassenlösungen über das Internet bereitgestellt und betrieben. Dabei sind die Software und die Daten auf Servern in Rechenzentren gespeichert, die von einem Anbieter verwaltet werden. Auch hybride Lösungen sind möglich. Diese Vor- und Nachteile solltest du kennen.

Cloud-basierte POS-Kassenlösungen bieten eine Reihe von Vorteilen im Vergleich zu On-Premise-Lösungen. Zum einen entfällt die Notwendigkeit, spezielle Hardware und Software zu kaufen und zu betreiben. Das spart nicht nur Kosten, sondern reduziert auch den administrativen Aufwand für Wartung, Updates und Support. Zum anderen ermöglichen Cloud-basierte Lösungen eine höhere Flexibilität und Skalierbarkeit, da sie schnell und einfach erweitert werden können, um zusätzliche Funktionen und Geschäftsprozesse zu integrieren.

Allerdings gibt es auch einige Nachteile bei der Nutzung von Cloud-basierten POS-Kassenlösungen. Ein wichtiger Aspekt ist die Datensicherheit, da die Daten auf Servern gespeichert sind, die außerhalb des eigenen Unternehmens liegen. Es ist daher wichtig, sicherzustellen, dass der Anbieter angemessene Sicherheitsvorkehrungen trifft und die Daten nicht für andere Zwecke als die Verarbeitung von Verkaufstransaktionen verwendet werden.

Ein weiterer Nachteil kann die Abhängigkeit von einer stabilen und schnellen Internetverbindung sein. Wenn die Internetverbindung gestört ist, kann es zu Problemen bei der Verarbeitung von Verkaufstransaktionen kommen, was zu Unannehmlichkeiten für Kunden und Verlusten für das Unternehmen führen kann.

Die Kosten für Recovery-Systeme für On-Premise-Lösungen sind sehr hoch. Die effektivste Art der Datensicherung ist die Einrichtung eines doppelten Datenspeichers, auf den zugegriffen werden kann, wenn die Hauptprozessoren ausfallen. Unternehmen, die nicht genügend in die Datensicherung investieren, riskieren nicht nur den Verlust ihrer Daten, sondern auch den ihres Rufs.

Bei On-Premise-Lösungen gibt es nur eine begrenzte Anzahl an Funktionalitäten. Die meisten Unternehmen mit On-Premise-Software haben in der Vergangenheit große Softwarepakete gekauft, die sich nur schwer anpassen oder neu programmieren lassen. Außerdem bedeutet die Änderung eines Elements in den meisten Fällen, dass das gesamte Netzwerk überarbeitet werden muss, um neue Prozesse in das alte System zu integrieren. 

Vorteile von Cloud-Kassenlösungen

• Keine Kosten für zusätzliche Hard- und Software
• Reduzierung von administrativem Aufwand für Wartung, Updates und Support
• Hohe Flexibilität und Skalierbarkeit bei Erweiterungen

Nachteile von Cloud-Kassenlösungen

• Datensicherheit muss sichergestellt werden
• Abhängigkeit von stabilen Internetverbindungen
• Gefahr von Ausfällen und Wartezeiten am POS

Die Zügel bei lokal installierten On-Premise-Lösungen selbst in der Hand zu haben, klingt verlockend. Sicherlich gibt es auch für diese Lösungen gute Gründe. Jedoch trügt oft der erste Anreiz. Klar, du hast alle Daten bei dir im Unternehmen, kannst alles selbst managen, erweitern, ändern und bist nicht auf einen Drittanbieter angewiesen. Die Kernfrage ist aber: Kannst du das als Unternehmen wirklich leisten? Hast du ein eigenes IT-Team mit Spezialisten, die über das Fach-Know-how verfügen, die stets immer up-to-date hinsichtlich aktueller Sicherheitslücken und Cyberattacken sind? Bist du selbst gegen Diebstahl, Naturkatastrophen und sonstige Unannehmlichkeiten gewappnet? Wie sorgst du für performante Backup- und Recoverystrategien? Wer übernimmt die Wartungsarbeiten, Updates und den Notfall-Support bei Ausfällen?

Betrachten wir die Skalierbarkeit und Flexibilität bei Anpassungen und Erweiterungen bieten On-Premise-Lösungen Unternehmen jedoch mehr Möglichkeiten, die Software an die eigenen Bedürfnisse anzupassen oder einzigartige Funktionen hinzuzufügen, die von internen Entwicklungsteams programmiert werden. Jedoch müssen sich Unternehmen häufig auf längere Planungsprozesse und größere Hürden einstellen, denn unternehmensinterne Prozesse sind - je nach Unternehmensgröße und -struktur - oft deutlich träger als die von Drittanbietern. Der Geschäftsbetrieb könnte dadurch zeitweise verlangsamt oder gar lahmgelegt werden.

Vorteile von On-Premise-Kassenlösungen

• Eigene "Herrschaft" über die eigenen Daten
• Ggf. mehr Möglichkeiten bei individuellen Anpassungen

Nachteile von On-Premise-Kassenlösungen

• Erhöhte Kosten für Hard- und Software
• Erhöhte Personalkosten für eigenes IT-Team
• Erhöhte Kosten für die Gewährleistung der Datensicherheit
• Erhöhte Kosten für Backup-/Recovery Lösungen sowie Wartung und Updates
• Ggf. längere Planungs- und Realisierungszeiten bei Erweiterungen und Anpassungen

Letztendlich hängt die Entscheidung für eine Cloud- oder On-Premise-Lösung von verschiedenen Faktoren ab, wie z. B. von den Bedürfnissen des Unternehmens, der Größe des Geschäfts und den verfügbaren Ressourcen. Es ist wichtig, die Vor- und Nachteile sorgfältig abzuwägen und eine Lösung zu wählen, die den Bedürfnissen des Unternehmens am besten entspricht.

Hybride Kassenlösungen, die On-Premise (lokal) installiert sind und eine Live-Verbindung zu einem im Internet (in der Cloud) basierten System haben, bieten einige Vorteile gegenüber reinen On-Premise- oder Cloud-Lösungen.

Einer der Hauptvorteile ist die Flexibilität. Hybride POS-Systeme arbeiten lokal und synchronisieren alle Daten und Veränderungen live mit einem zentralen System in der Cloud. Ist eine Synchronisierung nicht möglich, weil z. B. keine Internetverbindung besteht, arbeiten hybride POS-Systeme "offline" mit dem lokalen Datenbestand weiter. Der Bediener kann uneingeschränkt und ohne Unterbrechung weiterarbeiten und merkt häufig nichts von Störungen im Hintergrund.

Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit, Daten in Echtzeit zu sammeln und zu analysieren. Hybride Kassen können Daten über Verkaufszahlen, beliebte Produkte und Kundenvorlieben sammeln und diese Informationen für zukünftige Geschäftsentscheidungen nutzen. Durch die Integration mit digitalen Zahlungsplattformen können hybride Kassen auch eine nahtlose Erfahrung für Kunden und Händler schaffen.

Jedoch gibt es auch Nachteile von hybriden Kassenlösungen. Eine hybride Kasse kann komplexer sein als eine einfache physische oder Cloud-Kasse, was eventuell mehr Schulungs- oder Wartungsaufwand erfordert.

Vorteile hybrider Kassenlösungen

• Flexibilität
• Unterbrechungsfreier Betrieb auch bei Internetausfall
• Sammlung und Analyse von Echtzeit-Daten

Nachteile hybrider Kassenlösungen

• Komplexität
• Höherer Schulungs- und Wartungsaufwand

Es gibt heute nicht mehr die eine oder andere Lösung sondern unterschiedlichste Anforderungen die bestmöglich bedient werden müssen. Häufig werden, gerade in Filialunternehmen, gemischte Szenarien aufgebaut, um an unterschiedlichen Standorten alle Anforderungen bedienen zu können. Unerlässlich dabei ist dann ein zentrales Management für alle POS-Systeme, um diese Flexibilität auch für den Anwender administrierbar zu machen.

Wenn's also mehr als einfach eine Kasse sein soll - wir helfen dir sicher weiter. Das poe Sales-Team!

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