ERP vs. Warenwirtschaft - diese Unterschiede solltest du kennen!

ERP-Software und Warenwirtschaft werden zwar häufig synonym verwendet, haben aber eine ganz unterschiedliche Bedeutung und beschreiben zwei System-Lösungen mit verschiedenen Schwerpunkten.

Im Fokus eines Warenwirtschaftssystems - häufig mit WWS oder auch WaWi abgekürzt - liegt die Abbildung des Warenflusses in einem Unternehmen. Die Planung, Steuerung und Kontrolle der Warenströme werden hier mittels eines Software Systems gemanagt und überwacht. Ziel ist es, die richtigen Waren in der richtigen Menge zum richtigen Zeitpunkt mit minimalem Kostenaufwand zu verkaufen.

Warenwirtschaftssysteme kommen häufig in modernen Handelsunternehmen zum Einsatz. Das heißt, die Unternehmen beschaffen Güter von anderen Marktteilnehmern und verkaufen sie an Dritte weiter. Während Großhändler ihre Waren an gewerbliche Kunden vertreiben (B2B), verkaufen Einzelhändler direkt an den Endkunden (B2C).

In einigen Fällen führen Händler jedoch durchaus Veredelungen, Umverpackungen oder die Konfektionierung von individuellen Paketen durch, bevor sie die Ware weiterverkaufen. Warenwirtschaftssysteme kommen in allen gängigen Retail-Geschäftsmodellen zum Tragen: Vom stationären Händler über Online-Shops bis hin zu Omnichannel-Konzepten oder Dropshippern.

• Warenbeschaffung / Einkauf
• Bedarfsermittlung
• Logistik / Transport
• Lagerung
• Warenabsatz / Verkauf
• Verbrauchsermittlung

Die Abkürzung ERP steht für Enterprise Resource Planning. Sie bezeichnet eine IT-Softwarelösung, die hauptsächlich zur Steuerung und Planung von Ressourcen eines Unternehmens eingesetzt wird. Im Gegensatz zu einem Warenwirtschaftssystem betrachtet ein ERP-System die ganzheitliche Ressourcenplanung. D. h. nicht nur den Warenfluss, sondern auch Kapital, Personal und eingesetzte Systeme. Insofern ist ein Warenwirtschaftssystem ein Teilbereich von ERP-Systemen.

Vergleichen wir es mit einem Schiff, so ist das ERP-System der Kapitän, der das Schiff steuert, seine Besatzung anleitet, seine Maschinen überprüft, sodass das Schiff sicher und pünktlich in den anvisierten Hafen gelangt. Die Analyse- und Kontrollmechanismen ermöglichen es dem Kapitän oder in diesem Fall der Geschäftsleitung, frühzeitig Engpässe, Risiken oder Schwierigkeiten zu erkennen und proaktiv zu handeln.

• Warenwirtschaftssystem zur Optimierung von Warenbeschaffung, Lagerbeschaffung und Warenabsatz
• Customer Relationship Management (CRM) / Kundenmanagement
• Rechnungswesen / Finanzbuchhaltung
• Marketing
• Controlling
• Vertrieb
• Produktionsplanung / Projektmanagement
• Personalverwaltung inkl. Zeiterfassung

Warenwirtschaftssysteme und ERP-Systeme sind Software-Lösungen, die - je nach Anbieter - entweder in einem lokalen Rechenzentrum oder in der Cloud betrieben (gehostet) werden können. Folgende Möglichkeiten gibt es:

Bei On Premise Lösungen betreibt das Unternehmen, das das Warenwirtschafts- bzw. ERP-System benutzt, diese im eigenen Rechenzentrum. Dafür muss das Unternehmen eine Lizenz für eine bestimmte Version der Software beim Anbieter erwerben. Mit der Lizenz gehören sowohl die Hard- als auch die Software dem Unternehmen, das das WaWi- bzw. ERP-System benutzt. Das bedeutet allerdings auch, dass das nutzende Unternehmen selbst für die Pflege und Wartung des kompletten Systems verantwortlich ist.

Anders als bei On Premise Lösungen betreibt der Anbieter des Warenwirtschafts- bzw. ERP-Systems ein oder mehrere eigene Rechenzentren. Das nutzende Unternehmen benötigt demnach kein eigenes Rechenzentrum sowie die damit verbundenen Ressourcen. Es mietet sich lediglich die Dienste beim Anbieter. Bei Cloud-Lösungen wird jeweils unterschieden, welche Dienste der Anbieter im Einzelnen zur Verfügung stellt:

Unsere Empfehlung: Wer ein Unternehmen ganzheitlich führen und steuern möchte, der kommt mit den Funktionen einer reinen Warenwirtschaft an seine Grenzen. Hier wird ein professionelles ERP-System empfohlen, welches zusätzlich zum Warenfluss auch alle anderen Ressourcen des Unternehmens abbilden und steuern kann.

Seit über 25 Jahren beschäftigen wir uns bei poe mit dem Thema Bezahlen, Kassieren, dem Managen von Kassensystemen, Wareneingänge, Warenausgänge und vieles mehr. Schnell wurde uns klar, dass ein einfaches Warenwirtschaftssystem für die Belange unserer Kunden im Handel nicht ausreicht. Und so haben wir in vielen tausend Entwicklungsstunden eine ERP-Software entwickelt, die auf nahezu alle Belange des Handels reagieren kann. ERP-Systeme gibt es viele auf dem Markt, aber gerade die vielen Kundenanfragen, die wir im Gegensatz zu unseren Mitbewerbern mit "Ja, das können wir" beantworten können, zeigt uns, dass wir scheinbar doch einiges besser machen als andere Anbieter.

Unsere Kunden loben vor allem die intuitive Bedienbarkeit, die flexible Anpassbarkeit von Masken, Rollen, Konfigurationen, etc. - und zwar durch die Kunden selbst (nicht als versteckte Kostenfalle), den immer erreichbaren und top informierten Support und insbesondere die kurzen Entwicklungszyklen für neue, außerordentliche Anforderungen. Die Ausfallquote unserer Lösung geht gegen 0. Die Anzahl der Service-Tickets ist verschwindent gering.

Nicht nur über 100 Kunden sind langjährige Fans unserer ERP-Software, sondern natürlich auch wir selbst. Selbst unsere eigenen Mitarbeiter werden fast "schwindelig" bei den vielen Funktionen, die das ausgereifte System mittlerweile bietet. Stetig gewachsen, clean programmiert, made in Germany, einfach installiert. Und du brauchst kein Wissenschaftler sein oder ein Masterstudium absolviert zu haben, um es zu bedienen.

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